Assemblée Générale d'un Groupement Forestier
Zoom sur l’organisation et le déroulement de l’Assemblée Générale d’un Groupement Forestier. Un moment fort et incontournable dans la vie de la structure qui regroupe la majorité de ses membres.
Une Assemblée Générale est une réunion officielle qui permet de rassembler en un seul lieu, sur un moment défini, le maximum d'associés de la société afin de prendre ensemble les futurs décisions concernant la vie de la structure . Le rôle d’une Assemblée Générale ordinaire est en premier lieu de valider les comptes à la fin de chaque exercice comptable. Le Groupement Forestier n’échappe pas à la règle et sa vie est notamment rythmée par celle-ci. Un événement qui demande organisation et temps de préparation pour que les membres du Groupement Forestier valident ensemble la trajectoire et les projets des prochains mois ou années.
Forêt Investissement connait les rouages de l’Assemblée Générale d’un Groupement Forestier et organise un certain nombre d’entre elles au cours de l’année. Retour sur les moments forts de l’organisation.
Qu’est-ce qu’un Groupement Forestier ?
Un Groupement Forestier est en fait un Groupement Foncier Forestier constitué sous la forme juridique d’une société civile à caractère particulier. La constitution d’un Groupement Forestier permet de conserver avant tout le patrimoine forestier en évitant le démembrement de biens notamment familiaux. On contribue ainsi à la préservation de la forêt dans le cadre d’un investissement à long terme.
Plusieurs propriétaires forestiers peuvent ainsi mettre en commun leur forêt et les valoriser par le biais d’un Groupement Forestier. La durée de vie d’un Groupement Forestier est fixée à 99 ans. Son capital social est constitué des apports des associés qui en possèdent ensuite des parts.
La société civile ainsi créée et constituée d’associée est soumise à la constitution de statuts.
La transmission des parts d’un Groupement Forestier aux héritiers sur plusieurs générations peut amener à des difficultés de gestion de la structure aux vues de la multiplication des associés. L’organisation de l’Assemblée Générale qui demande à regrouper les voix de tous les membres du Groupement Forestier peut s’avérer très fastidieuse et chronophage.
Forêt Investissement permet de « mettre tout le monde autour de la table » afin de valider des points de gestion et d’organisation du Groupement Forestier.
Préparatifs
Constitution d’un fichier d’associés
Il est important de connaitre l’ensemble des membres du Groupement Forestier. La recherche des associés , la constitution d’un fichier et la mise à jour de ce fichier, constituent des étapes primordiales. En effet, la liste de détenteurs des parts conditionne la vie future du Groupement Forestier et donc de la forêt.
La recherche des héritiers représente un très gros travail d’enquête et de recherche de coordonnées. Il est très souvent nécessaire de contacter et d’informer ces propriétaires qui ignorent l'existence de ces parts. La recherche et l’information menée auprès des héritiers s’effectue en moyenne 4 mois avant l’Assemblée Générale.
Envoi des convocations
3 semaines avant l’Assemblée Générale, l’envoi des convocations avec Accusé de Réception, est effectué. L’envoi de la convocation s’accompagne de celui du pouvoir en cas d’impossibilité pour l’associé d’assister à l’Assemblée Générale.
Gestion des retours
La gestion du retour des réponses et des pouvoirs demande attention et rigueur. En effet la majorité des membres du GF doit être présente ou représentée. Suivant les statuts, il est demandé par exemple d’avoir le quorum qui exige la présence d’au moins la moitié des membres.
Logistique
D’un point de vue logistique, la recherche de la salle où se déroulera la séance demande une certaine anticipation. Trouver également une date et une heure qui convienne au plus grand nombre implique de passer de nombreux coups de téléphone !
Le jour de l’Assemblée Générale
Il s’agira d’installer la salle et d’accueillir les associés qui composent le Groupement Forestier.
Un bilan des dernières années et du contexte de la forêt est dressé. Il est en effet important d’avoir une vision globale sur plusieurs années du bien forestier.
L’échange avec les propriétaires est très important et permet de faire également le point sur la forêt.
Déroulement de l’Assemblée Générale
L’ordre du jour est ensuite abordé puis le bilan financier qui fait l’état des lieux des comptes et des finances. Le bilan financier et les décisions prises sont actés par un vote.
Les questions diverses permettent d’aborder des sujets plus largement.
Le fait qu’une tierce personne intervienne, extérieure à la famille comme un membre de Forêt Investissement, permet de poser un cadre et de faciliter les prises de décision. Il est important de garder une certaine dynamique forestière qui contribue également à une dynamique économique locale.
A terme, certains associés sortent ou entrent dans le Groupement Forestier, il est fréquent d'arriver à la vente totale de la propriété car la gestion quotidienne n'est plus effectuée.
L’intervention de Forêt Investissement qui connait le sujet et les rouages d’une Assemblée Générale permet d’éviter que de belles forêts ne tombent dans l’oubli ou à l’abandon.
Il est important de réfléchir à 10 ans. Le but est d’éviter une situation complexe notamment avec les changements de générations de propriétaires forestiers.
Forêt Investissement permet de revoir la stratégie d’un Groupement Forestier et d’envisager sereinement la vente totale ou partielle de la forêt le cas échéant.
Compte-rendu de l’Assemblée Générale
Il sera rédigé en tenant compte des moments forts et des prises de décisions effectuées et votées pendant la séance.
Le compte-rendu est ensuite envoyé à l’ensemble des membres du Groupement Forestier.
Il sert de document officiel dans la suite donnée à la gestion de la forêt et à l’organisation du Groupement Forestier.
Forêt Investissement, en organisant des Assemblées Générales de Groupements Forestiers sur la France entière, aide les forêts à rester entretenues et évite qu’elles ne tombent dans l’oubli. La gestion durable des forêts passe également par la continuité de la vie du Groupement Forestier.